Поскольку проверка контрагента осуществляется не только для текущих собственных нужд, но и для защиты от необоснованных претензий налоговых органов, то результаты проверки следует документировать, формируя досье контрагента.

В досье необходимо хранить помимо распечаток  результатов, предоставленных сервисами государственных органов, информацию с сайта контрагента, документы, подтверждающие полномочия подписантов (протоколы о назначении, копию Устава, решения органов управления об одобрении сделки, доверенность, договор о передаче полномочий единоличного исполнительного органа управляющему  и т.п.), справки и служебные записки с анализом информации, полученной из СМИ и других открытых источников.

Очень важным для налоговых органов всегда является вопрос о способе установления первичного контакта, особенно если контрагент мелкий новичок на рынке, сайт которого поисковые системы выдают в таком хвосте списка, что не хватит терпения добраться (если этот сайт вообще существует). Источник первичной информации (листовка, буклет, коммерческое предложение, объявление в СМИ и т.д.)  должен красоваться в досье на первом месте, а сведения о том, каким образом и когда этот источник свалился на Вашу голову, неплохо подтвердить служебной запиской кого-нибудь из сотрудников, чтобы в любой момент быть готовым к ответу на этот вопрос.

Поскольку все течет, все изменяется, сведения о контрагентах полезно бывает актуализировать, периодически обращаясь к указанным источникам информации и дополняя досье свежими результатами, которые могут оказаться весьма любопытными для Вас. Ну, а эффективность досье контрагента как средства самообороны от атак налоговиков прямо пропорциональна его объему и весу.

В качестве дополнительного (но не основного) средства минимизации рисков стоит, воспользовавшись возможностями, предоставленными нам при внесении изменений в ГК РФ в связи с включением в него ст.431.2, включать в договор раздел «Заверения об обстоятельствах». В этом разделе можно зафиксировать заверения об обстоятельствах, имеющих значение для заключения договора, его исполнения или прекращения (в том числе относящихся к предмету договора, полномочиям на его заключение, соответствию договора применимому к нему праву, наличию необходимых лицензий и разрешений, своему финансовому состоянию либо относящихся к третьему лицу) и финансовые последствия недостоверности таких заверений (неустойка, компенсация убытков).

Предисловие